EFS Leadership: hoher Standardisierungsgrad bei gleichzeitiger Skalierbarkeit

EFS Leadership bildet alle Prozessbestandteile eines 360°-Führungskräfte-Feedback-Verfahrens vollständig ab. Die Software hat eine modulare Architektur: Alle relevanten Prozesse können flexibel an Kundenwünsche angepasst werden; Standardabläufe sind automatisiert.

Auf einer Nutzerwebsite mit individuellen Zugangsdaten
können die Führungskräfte den Prozessablauf beobachten und den Erhebungsprozess auf Wunsch selbst administrieren. Sie können ihre Feedbackgeber beispielsweise entweder selbst wählen und einpflegen oder die vom Administrator und Vorgesetzten vorgegebenen Teilnehmer validieren. Gleichfalls besteht die Möglichkeit, während des Evaluationsprozesses bei Bedarf Feedbackgeber nachzunominieren. Nach Abschluss der Befragung wird auf der Nutzerwebsite außerdem der individuelle digitale Ergebnisbericht bereitgestellt. Neben den administrativen Prozessen gelangt der Feedbacknehmer über seine Nutzerwebsite zu der Befragung, mit der er seine Selbsteinschätzung abgibt. Häufig kommt es außerdem vor, dass Feedbacknehmer gleichzeitig Feedbackgeber für andere Mitarbeiter sind. Über die Nutzeroberfläche können sie die Befragungen, zu denen sie selbst eingeladen sind, zentral einsehen und aufrufen. Außerdem bietet die Nutzeroberfläche die Möglichkeit, zusätzliche Informationen bereitzustellen, etwa zum Ablauf des Prozesses oder zum Datenschutz. Die Nutzerwebsite ist intuitiv bedienbar, die Oberflächensprache
frei wählbar.

Die Administrationsoberfläche von EFS Leadership stellt den Projektverantwortlichen alle Funktionen und Informationen zur Verfügung, die für die Steuerung des Feedbackprozesses notwendig sind. In der Teilnehmerverwaltung können Teilnehmerdaten importiert sowie Feedbacknehmer und Feedbackgeber einander zugeordnet werden. Die Administratoren haben auf dieser Oberfläche außerdem die Kontrolle über die wichtigsten Vorgänge der Erhebung: Das Anstoßen des Gesamtprozesses, der Versand von Einladungen und Erinnerungsmails an die Teilnehmer sowie die Beendigung des Gesamtprozesses und das Freischalten von Ergebnisberichten können zentral gesteuert und überwacht werden. Die Kombination aus der Administrationsoberfläche und den Nutzerwebsites für Führungskräfte ermöglicht es, wichtige Funktionen durch den Administrator oder individuell durch die einzelnen Feedbacknehmer administrieren zu lassen. So können die Prozessverantwortlichen entscheiden, ob Führungskräfte stärker in den Rekrutierungs- und Erhebungsprozess involviert oder durch automatisierte Prozessabläufe entlastet werden sollen.

Für die inhaltliche Gestaltung der Online-Fragebögen stehen in EFS Leadership mehr als 25 verschiedene Fragetypen als geschlossene und offene Antwortoptionen zur Verfügung. Sie können auf Fragebogenseiten eingefügt und frei miteinander kombiniert werden. Die Befragung kann in jeder gängigen Sprache durchgeführt werden: Auch komplexe Zeichensätze wie Chinesisch oder Kyrillisch werden fehlerfrei dargestellt. Ob Layout, Fragen, Seitenstruktur oder Navigationselemente: Das Befragungsdesign kann pixelgenau an entsprechende Vorgaben angepasst werden. Üblicherweise wird die technische Erstellung der Befragung von Globalpark-Mitarbeitern durchgeführt. Die Software für die Befragungsgestaltung ist jedoch so intuitiv bedienbar, dass diese Leistungen auf Wunsch von den Projektverantwortlichen auch selbst übernommen werden können.

Die Einladung der Feedbackgeber erfolgt automatisiert per E-Mail. EFS Leadership verfügt dafür über ein E-Mail-Versandsystem, mit dem die Menge an gleichzeitig versandten Einladungen und Erinnerungen sowie der Zeitpunkt des Befragungsstarts gesteuert werden können. Die Software generiert für jeden Teilnehmer einen individuellen Zugangslink. Der Vorteil: Obgleich im Resultat der Befragung keine Rückschlüsse auf die Identität des Befragten möglich sind, kann während der Befragung nachgehalten werden, ob Feedbackgeber an der Befragung schon teilgenommen haben. Diese Information kann auf der Nutzerwebsite des Feedbacknehmers oder in der Administrationskonsole eingesehen werden und ist Grundlage für den Versand von Teilnahmeerinnerungen oder Nachnominierungen weiterer Feedbackgeber. Die Anonymität der Feedbackgeber ist dabei jederzeit gewährleistet: Die Rücklaufstatistik zeigt die Teilnahmebeteiligung ausschließlich für Feedbackgruppen und nicht für einzelne Teilnehmer an. Nach Beendigung der Bewertung können sich die Feedbackgeber außerdem eine Zusammenfassung ihrer Antworten als PDF- oder HTML-Dokument herunterladen.

Der Automatisierung des Berichtsprozesses kommt eine besondere Bedeutung zu. Alle Ergebnisberichte müssen möglichst zeitnah nach Befragungsende bereitgestellt werden. Nur mit einer automatisierten Massengenerierung kann gewährleistet werden, dass große Reportmengen binnen kurzer Zeit fehlerfrei erstellt und den jeweils Empfangsberechtigten zur Verfügung gestellt werden können. Nach Abschluss des Erhebungsprozesses werden die endgültigen Reports als übersichtliche, präsentationsfähige und druckoptimierte PDF-Dokumente generiert. Sie werden automatisch ausgeliefert und enthalten die Selbsteinschätzung der Führungskraft, die den anonymisierten und aggregierten Bewertungen der verschiedenen Teilnehmergruppen gegenübergestellt ist. Die Berichte können nach Vorgabe gestaltet und auf Wunsch um Benchmarks und historische Vergleiche erweitert werden.